現在、内部統制の観点から、文書の取り扱いに関しては、さまざまなシーンでシステム化されています。特に、社内の機密情報をいかに外に出さないようにするかという観点でのセキュリティ対策を施している企業は多いのではないのでしょうか。たとえば、申請・承認などのワークフローツールの導入であったり、機密文書の閲覧を管理職以上に制限する仕組みの構築、また担当者以外は編集できない情報の管理などが、広く取り入れられているケースとして挙げられます。
そうした内部統制の仕組みは業務効率の犠牲のうえに成り立っていることが多いようです。どうしても文書を社外に出さなければならない文書や情報も存在しますし、海外拠点など社内ネットワークに接続されていない自社拠点では、文書管理は現場の運用に任せるしかありません。
こうした文書管理のリスクや手間を考えると、既存のシステムとは別に、社外に出た文書を管理する仕組みについて検討する必要があるのではないでしょうか。管理負荷を含めたコストを抑えつつ、高いセキュリティを実現できる手段を選択する必要があると思います。。
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